一、借阅使用

（一）档案管理员应熟悉档案管理的规章制度及校工会档案情况，为学校工会工作的开展提供档案利用服务。

（二）本会档案只提供校工会和分工会查阅，原则上不对外提供服务，也不予借出。

（三）如因工作需要必须摘录或复印档案资料，须经主管领导同意。对摘录或复印的档案材料需要盖章的，经过校对无误注明与原件相同后才予以盖章，并注明案卷的全宗号和总号。

（四）凡是查阅利用的档案内容，未经同意，不能公开发表。

（五）使用档案应注意爱护，不得在档案上勾划、圈点、涂改、折叠、剪拆和损污，确保档案完整无损。

二、立卷归档

（一）文件办理完毕后，承办人员应将文件原稿和有关文件材料整理好，移交档案员积累立卷，任何人不得占为己有。

（二）归档范围：凡是反映本会工作活动，并具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、上级工会的文件材料。

包括全总、省总、省教育工会印发的文件；上级负责同志来我会视察活动时的重要指示、讲话、题词及有特殊保存价值的文字材料。

2、学校有关文件材料。

学校党政印发的文件（包括网络发布的文件通知），学校领导对学校工会工作的重要指示、讲话等文字材料。

3、本会的文件材料。

（1）工会代表大会、代表会议的全套会议文件及底稿（含签发稿、重要文件的修改稿）：会议通知、代表名额分配通知、会议议程、代表名册、列席代表名册、代表资格审查报告、开幕词、报告、决议、纪要、选举办法、选举前的人数清点报告、选举结果、领导人讲话、大会发言、会议文件、材料、简报、主席团会议记录、小组会记录、闭幕词、大会秘书长名单、主席团及正副团长、常务委员名单、审查委员会成员名单、上报教育工会的会议情况及选举结果的报告。

（2）全体委员会议、专项工作会议的全套会议文件及底稿：会议通知、议程、决议、领导讲话、记录、会议文件、材料、简报、会议纪要等。

（3）主席办公会议、党支部委会、党员会议、工会全体人员会议的会议记录。

（4）向上级的请示与上级的批复件；下级的请示与校工会的批复件及底稿。

（5）调查研究、检查工作形成的文件材料；重大情况反映和办理情况的材料；大型活动的方案。

（6）对外发出的各类简报、信息材料。

（7）处理职工来信来访形成的文件材料。

（8）工作计划、总结、报告，大事记、年鉴。

（9）学校工会会员的名册、报表、等综合性材料。

（10）设备档案，与办公设备相关的文字、图表材料。

（11）会计档案，财务统计报表、帐册、凭证、工资表等。工会经费会计档案由本会会计员办理。

（12）音像档案，各项工作、会议、活动的照片、录象带、磁盘、光盘等。

（三）归档要求

1、工作人员在工作中产生的反映本岗位工作职能的文书材料，应做好平时的收集、积累工作，经初步分类整理，于每季度末或次年第一季度前移交档案员处理。

2、重要的移交文件由移交人填写文件材料移交归档清单一式两份，核对清楚后，双方在清单上签名，各留一份存查。

3、归档的文件材料，必须纸张优良，打印或誉写的文字清晰，禁止用圆珠笔、铅笔起草或改批文件。

4、归档文件必须符合行文程序（拟稿、审核、签发、印章齐全）。

5、主件和附件材料（原件与复印件、请示与批复、正文与附件）应正件和底稿一并存档。

6、上级下发的各类文件及各类简报随发随归档；会议文件，自会议结束之日起一个星期内，档案员收集齐全归档。

（四）档案管理

1、档案员根据有关规定按年度和保管期限进行分类编号、组卷并登记。

2、卷内文件材料按照内容的主次、时间顺序、编页号，填写案卷封面。

3、立卷工作结束以后交来的文件材料，按立卷原则进行插卷。

4、归档的档案要做到账与物相符。

三、档案保管

（一）应用计算机管理档案，把档案管理现代化作为机关办公自动化的一个组成部分，不断提高档案科学管理水平，提高档案管理自动化的程度，做好电子文档的管理工作。

（二）设置专用档案柜，加强对档案的保护。

（三）档案材料按机构、年度排列保管。永久、长期和短期保管的档案，要分开目录、编号排列保管。

（四）档案柜（箱）要注明存放档案材料的单位名称、年度、案卷起止。

（五）每年至少一次对档案保管的状况进行全面检查，并作好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施保护档案的安全。对发霉变质及残破的重要档案材料，要及时进行修补或复制。

（六）定期按有关规定向学校档案馆移交本会年度的档案材料。

（七）档案员调离，必须办理档案交接手续。